Digitaal procederen (KEI)

Digitaal procederen (KEI) wordt de komende jaren verplicht voor juristen. De Rechtspraak ontwikkelt de digitale systemen gefaseerd en in de komende tijd zullen juristen hiermee aan de slag kunnen. Met name krijgen we vragen vanuit de advocatuur hoe om te gaan met groeiende digitale archiveren , het scannen van documenten, en ook de zoekbaarheid en veiligheid ervan. Wij bieden zowel on-site, alsook Cloud oplossingen hiervoor aan. Uiteraard met het oogpunt op data veiligheid zonder afbreuk te doen aan het gemak.

PDF/A, PDF A

Een veel gestelde vraag vanuit de juristen is het gebruik van PDF/A bestanden en hoe men dit kan opslaan vanuit Microsoft Word. PDF/A (Portable Document Format Archivable), is een speciale variant op PDF en is specifiek ontwikkeld voor archivering. Deze versie is bedoeld voor documenten die digitaal ontstaan zijn. Het voldoet aan alle specificaties van de ISO 19005. Gebruikte lettertypes worden ingebed in het bestand. Hiervoor wordt Unicode gebruikt. Unicode is een internationale standaard voor de identificatie van grafische tekens en symbolen. Op deze manier kan men er zeker van zijn dat het lettertype later nog beschikbaar is. Het maakt deze documenten tevens doorzoekbaar. Deze voordelen hiervan maken het gebruik van PDF/A documenten in De Rechtspraak uitermate geschikt.

Opslaan als PDF/A / PDF A vanuit Microsoft Word

Wanneer u binnen Microsoft Word kiest voor “Opslaan als…”, kiest u als bestandstype “PDF (*.pdf)”. Daarna klikt u op de knop “Opties…”:

Onder “Opties..” zet u een vinkje achter “Voldoet aan PDF/A” en klikt u op “OK”:

Wanneer het opgeslagen .PDF bestand geopend wordt met bijv. Adobe Acrobat Reader zult u zien dat het om een PDF/A bestand gaat:

Mocht u nog vragen hebben m.b.t. digitaal archiveren / scan oplossingen en/of beveiligen van uw documenten/archief en ICT infrastructuur, dan kunt u te allen tijde vrijblijvend contact met ons opnemen!